KSeF w Ampol-Merol: Co musisz wiedzieć o zmianach w fakturowaniu od 1 lutego 2026

Cyfryzacja procesów księgowych staje się faktem. Wychodząc naprzeciw nowym regulacjom prawnym oraz dbając o nowoczesne standardy obsługi, firma Ampol-Merol sp. z o.o. od 1 lutego 2026 roku w pełni integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik po zmianach, który pomoże Państwu płynnie przejść przez proces adaptacji do nowego systemu rozliczeń.

Harmonogram wdrożenia

Wprowadzenie KSeF podzieliliśmy na etapy, aby zapewnić Państwu maksymalne wsparcie techniczne i merytoryczne:

• 1 lutego 2026 r. – Start systemu. Od tego dnia wszystkie faktury sprzedażowe wystawiane są przez nas wyłącznie w systemie KSeF.
• Do 1 kwietnia 2026 r. (Okres przejściowy) – Rozumiemy, że nauka nowego systemu wymaga czasu. Dlatego w tym okresie, niezależnie od dokumentów w KSeF, możemy przesyłać Państwu dodatkowo wizualizację faktury (plik PDF z kodem QR) dotychczasowymi kanałami komunikacji.

Co zmienia się w praktyce?

Przejście na system rządowy wiąże się z kilkoma kluczowymi zmianami w definicji i obiegu dokumentów:

1. Nowy format oryginału: Od lutego prawnym oryginałem faktury nie jest już papier czy PDF, lecz plik XML zarejestrowany na platformie państwowej.
2. Moment doręczenia: Faktura uznawana jest za prawnie doręczoną w chwili, gdy system KSeF nada jej unikalny numer identyfikacyjny.
3. Obowiązek odbioru: Kontrahenci posługujący się numerem NIP są zobowiązani do technicznego przygotowania swoich struktur (systemów księgowych lub dostępu do portalu rządowego) do odbioru faktur bezpośrednio z platformy KSeF.

Ważne przypomnienie: Brak pobrania faktury z systemu KSeF przez nabywcę nie wstrzymuje skutków prawnych jej wystawienia ani nie zwalnia z obowiązku terminowej zapłaty.

Rolnicy ryczałtowi i firmy zagraniczne

Dla podmiotów nieposiadających polskiego numeru NIP (w tym rolników ryczałtowych) przygotowaliśmy uproszczoną procedurę:

• Zgodność z prawem: Państwa faktury również trafiają do systemu KSeF (zgodnie z wymogiem ustawowym).
• Łatwy dostęp: Ponieważ mogą Państwo nie mieć bezpośredniego dostępu do systemu rządowego, Ampol-Merol będzie dostarczać wizualizacje faktur w formie PDF lub papierowej.
• Bezpieczeństwo (Kod QR): Każdy przekazany dokument będzie posiadał kod QR. Po jego zeskanowaniu mogą Państwo błyskawicznie potwierdzić, że dokument jest autentyczny i figuruje w bazie KSeF.

Jak przygotować się do zmian? 

Jeśli prowadzą Państwo działalność gospodarczą i posługują się numerem NIP, zalecamy:

• Sprawdzenie, czy posiadają Państwo aktywny dostęp do KSeF (poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną).
• Weryfikację z dostawcą oprogramowania księgowego, czy Państwa system jest gotowy na import plików XML.

Jesteśmy do Państwa dyspozycji

Zdajemy sobie sprawę, że nowe przepisy mogą budzić pytania. Nasz zespół jest przygotowany, aby pomóc Państwu w tym procesie. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu z Państwa opiekunem handlowym lub naszym działem księgowości.

Z poważaniem,

Zespół Ampol-Merol sp. z o.o.